Создание единой ГосСЭД: преимущества и недостатки

Добрый день, уважаемые коллеги, заказчики, партнеры и будущие наши клиенты!

 

На нашем сайте мы открываем новую рубрику «Мнения», в которой будем делиться своими мыслями на тему актуальных вопросов и процессов, происходящих в нашей стране в сфере электронного документооборота. Мы убеждены, что многообразие мнений, высказанных разными участниками одного и того же процесса, позволит рассмотреть проблему с разных ракурсов и, по итогу, будет способствовать более качественной ее проработке и выработке правильных решений.

 

Одна из тем, широко обсуждаемая сейчас в нашей стране, связана с созданием единой системы электронного документооборота для государственных органов и иных государственных организаций. Эта тема активно обсуждается не только на просторах нашей страны, но и прорабатывается на уровне проекта создания «Государственной СЭД» в рамках программы «Цифровая экономика» в Российской Федерации. На последней конференции «Осенний документооборот», которая состоялось в Москве 25 октября и является одним из ключевых ежегодных мероприятий российского рынка СЭД/ЕСМ, был представлен доклад руководителя проекта НИИ «Восход» Сергея Гортинского, содержащий основные идеи по реализации этого проекта. Ознакомиться с презентацией к докладу можно на сайте нашего партнера – компании Электронные офисные системы (ЭОС) по ссылке https://www.eos.ru/upload/od2019/Gortinskii_UZEDO.pdf .

 

Ниже мы еще вернемся к решениям, которые предлагают российские коллеги по данному вопросу, а сейчас попробуем сформулировать положительные и отрицательные факторы, к которым, по нашему мнению, может привести создание единой государственной СЭД (далее – ГосСЭД) в нашей стране.

 

Надо понимать, что при создании единой ГосСЭД возможны два варианта реализации проекта. Первый вариант предполагает использование всеми участниками ГосСЭД одинакового программного обеспечения в качестве системы электронного документооборота с созданием единой базы данных. В этом случае ГосСЭД будет представлять собой межведомственную информационную систему – некий облачный сервис с единой базой данных, размещенной в центре обработки данных организации, предоставляющей услуги хостинга, а участники ГосСЭД будут работать в системе через защищенное подключение, которым должен быть обеспечен каждый госорган или госорганизация. При такой реализации проекта на поддержку работоспособности ГосСЭД потребуется ежемесячное финансирование каждым участником услуг хостинга и услуг по предоставлению каналов связи.

 

К сильным сторонам этого варианта можно отнести следующие факторы:

- создание общего информационного ресурса, обеспечивающего, при необходимости, доступ к одному и тому же документу руководителям и специалистам разных ведомств;

- возможность совместной работы над проектом документа (внесение правок, форматирование документа, управление версионностью) в процессе его межведомственного согласования;

- ускорение и упрощение процедуры межведомственного согласования и утверждения электронного документа;

- упрощение процедуры передачи электронных документов на ведомственное хранение и далее на постоянное хранение в госархив.

 

Возможно, кто-то скажет, что это и есть цель, к которой надо стремиться в развитии электронного документооборота в нашей стране.Но, как в каждом явлении, так и в этом проекте, кроме положительных факторов, по нашему мнению, есть еще и отрицательные.

 

Что мы относим к минусам реализации проекта по созданию единой ГосСЭД в таком варианте? Это следующие аспекты:

- за счет унификации требований к созданию единой ГосСЭД произойдет потеря части имеющегося функционала, реализованного в существующих СЭДах и обеспечивающего специфические, присущие конкретному ведомству процессы;

- потребуется постоянное ежемесячное финансирование поддержки работоспособности ГосСЭД и обеспечивающих доступ к ней каналов связи, которое будет только увеличиваться за счет накопления хранимой в системе информации, и, как следствие, будет приводить к увеличению стоимости услуг хостинга;

- потребуется создание и финансирование структуры для сопровождения ГосСЭД или финансирование аналогичных услуг, получаемых на основе аутсорсинга;

- возникнут сложности в поддержке справочной информации ГосСЭД в актуальном состоянии по причинам большого количества участников системы;

- за счет хранения в одном месте документов и метаданных, образующихся в результате деятельности разных ведомств, к системе будут предъявляться повышенные требования безопасности к хранению информации, реализация которых потребует дополнительных финансовых расходов;

- потребуется создание отказоустойчивого кластера, так как использование только технологии бэкапирования хранящихся в системе данных уже будет недостаточно для обеспечения бесперебойной работы ГосСЭД, а значит — опять нужны будут средства для внедрения и поддержки в рабочем состоянии системы отказоустойчивости.

 

Второй вариант проекта по созданию единой ГосСЭД может быть реализован с использованием одинакового программного обеспечения в качестве системы электронного документооборота у всех участников, но в отличие от первого варианта предполагает создание не единой базы данных, а определенного их количества. Такой подход позволит участникам проекта иметь СЭДы, учитывающие специфику организации делопроизводства как в отдельном ведомстве, так и включая подчиненные этому ведомству организации. При этом варианте у каждого участника ГосСЭД будет выбор в вопросе размещения базы данных СЭД: удаленно в центре обработки данных и использование СЭД в качестве облачного сервиса, или на своем серверном оборудовании, не выходя из закрытого контура своей локальной вычислительной сети. В этом случае сокращаются негативные факторы, свойственные первому варианту создания единой ГосСЭД, так как технологии сопровождения СЭД и ее поддержки в актуальном и работоспособном состоянии для каждого ведомства мало чем будут отличаться от имеющихся сейчас. Но, чтобы добиться положительных факторов, получаемых при реализации первого варианта, система электронного документооборота, используемая в качестве программного обеспечения для создания единой ГосСЭД, должна иметь развитые средства для автоматизации обмена документами и проектами документов между участниками межведомственного электронного документооборота, а также средства для обеспечения прозрачности обработки документов в этих ведомствах, позволяющих передавать информацию об исполнении документа из системы в систему.

 

Перечисляя отрицательные факторы, которые, по нашему мнению, могут возникнуть при переходе на единую ГосСЭД, мы по большей части анализировали вопросы, связанные с ее эксплуатацией. Но не надо также забывать, что само внедрение единой ГосСЭД потребует серьезного бюджетного финансирования, в том числе потребуются средства и на перенос (конвертацию) данных из существующих систем, и на переучивание сотрудников.

 

Рассматривая возможные варианты создания единой ГосСЭД, мы базируемся на практическом опыте, полученном нашей компанией при внедрении СЭД в госорганах и организациях, так как среди реализованных нами проектов есть аналоги создания СЭДов, близких к предлагаемым вариантам.

 

Например, в Могилевском облисполкоме реализован проект по созданию ведомственной системы электронного документооборота корпоративной информационной сети органов местного управления и самоуправления Могилевской области с единой базой данных (СЭД КИС МО). Участниками СЭД КИС МО являются центральный аппарат Могилевского облисполкома, его структурные подразделения, а также все районные исполнительные комитеты Могилевской области и районные Советы депутатов. Для каждого участника в СЭД КИС МО созданы логические контуры, в рамках которых обеспечиваются делопроизводственные процессы участника, при этом, один и тот же документ, при необходимости, может быть доступен для совместной работы сотрудников разных подразделений и ведомств.

 

Примером создания единой СЭД с несколькими территориально разнесенными базами данных может служить проект, реализованный в МВД и подчиненных ему органах внутренних дел Республики Беларусь. В данном проекте на серверном оборудовании МВД, областных УВД и ГУВД г. Минска созданы восемь отдельных баз данных СЭД, обеспечивающих ведение делопроизводства каждого ведомства, а также развернута подсистема электронного взаимодействия, позволяющая в автоматическом режиме передавать документы и проекты документов нужным адресатам и получать от них на стороне отправителя информацию о прохождении документа или проекта документа в СЭД адресата.

 

Но несмотря на то, что в нашей практике существуют прототипы реализации проектов по созданию единой СЭД, пусть и не в масштабах всей страны, а только в масштабах структуры исполнительной власти одной области и в структуре одного ведомства и подчиненных ему подразделений, мы не являемся сторонниками идеи создания единой ГосСЭД в нашей стране. Данное решение возможно было бы своевременным в самом начале развития рынка СЭД в нашей стране, а не на этапе, когда этот рынок уже сформирован, и благодаря этому уже достигнуты определенные успехи. Ведь в большинстве госорганов и госорганизаций уже внедрены полноценные СЭДы, полностью обеспечивающие делопроизводственные процессы организации и предоставляющие возможность каждому сотруднику организации работать с документами в системе. Также достигнуты определенные успехи в межведомственном обмене электронными документами и документами в электронном виде при помощи СМДО, которую и стоит развивать для углубления и улучшения процессов взаимодействия работы с документами и проектами документов между госорганами и госорганизациями.

 

Переход на использование единой ГосСЭД может привести в конечном итоге к уходу с рынка компаний, занимающихся разработкой и развитием СЭД, так как ни для кого не секрет, что именно государственный сектор является главным стимулирующим фактором развития этой сферы у нас в стране. Отсутствие здоровой конкуренции приведет к застою в развитии электронного документооборота в нашей стране, и к зависимости от одной компании (разработчика программного обеспечения СЭД), чья стабильность существования и профессиональные качества сотрудников станут ключевым моментом, определяющим жизнеспособность единой ГосСЭД. Мы за здоровую конкуренцию в этой сфере, что позволит нашей стране и дальше идти по пути развития в области электронного документооборота, а не остановиться на достигнутом. Вместо переделки работающих систем в государственных структурах давайте сосредоточим свои усилия на развитии систем межведомственного взаимодействия и создании электронных сервисов для граждан Республики Беларусь, чего всем нам так не хватает в нашей повседневной жизни.

 

А как же подходят российские коллеги к решению вопроса о создании единой ГосСЭД? Изначально надо понимать, что в текущей ситуации развития электронного документооборота в наших странах есть некоторые отличия. Первое отличие состоит в том, что в России часть госорганов не имеют внедренных СЭДов и продолжают работать с бумажными документами, хотя в большинстве госорганов, как и в нашей стране, внедрены полноценные системы электронного документооборота. Второе отличие – это достаточно большое количество межведомственных систем, которые устанавливают свои собственные правила взаимодействия с СЭДами, что требует от госорганов и от компаний-разработчиков серьезных затрат на разработку отдельного интеграционного программного обеспечения для каждой межведомственной системы. По мнению российских коллег качественно улучшить ситуацию в стране в сфере электронного документооборота сможет создание платформы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО), которая установит единые правила взаимодействия для всех участников ГосСЭД и межведомственных систем. При этом на законодательном уровне будет закреплено обязательное выполнение этих требований к СЭД для госорганов, которые и в дальнейшем смогут эксплуатировать свою собственную СЭД.

Для госорганов, не имеющих СЭД, в рамках ЮЗЭДО предполагается разработать типовое решение для организации электронного документооборота в виде облачного сервиса. Также предполагается, что межведомственные системы будут взаимодействовать с СЭД госоргана не напрямую, а через единый для всех участников интеграционный модуль ЮЗЭДО. Кроме единых требований к интеграции в рамках ЮЗЭДО предполагается разработать централизованные, технологичные модули/сервисы, обеспечивающие использование новых технологий в госорганах (например, возможность получения аналитики, организация базы знаний и т.д.). Если применить эти идеи к ситуации в нашей стране, то роль ЮЗЭДО у нас может выполнять существующая СМДО, за развитие которой мы ратуем. А нашим российским коллегам пожелаем реализации задуманных планов и качественного улучшения ситуации в сфере электронного документооборота у них в стране.

В заключение приглашаем всех желающих высказать свою точку зрения по данному вопросу. Присылайте Ваше мнение к нам на ящик Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. и мы опубликуем его на нашем сайте в нашей новой рубрике.

 

С уважением,

коллектив ООО «Электронное ДЕЛО».