Методология внедрения

Работа по автоматизация процессов управления документами организации представляет собой комплекс мероприятий необходимых для получения максимального эффекта от внедрения системы электронного документооборота (СЭД) и систем управления корпоративной информацией (Enterprise content management - ECM).

Работа по внедрению СЭД/ECM может быть разделена на основные этапы:

1) создание рабочей группы по внедрению системы;
2) предпроектное обследование существующей технологии и организации делопроизводства и управления информацией в организации, изучение требований и ожиданий заказчика от внедрения системы;
3) разработка технической документации на систему;
4) адаптация программного обеспечения под условия организации;
5) обучение пользователей;
6) запуск системы и авторское сопровождение проекта.

1. Создание рабочей группы

На первом этапе создается рабочая группа в которую включаются специалисты заказчика и ООО «Электронное ДЕЛО». Для успешного внедрения от заказчика в группу должны входить представители предметной области (специалисты в области управления документами и информацией), ИТ-специалисты, представитель руководства организации. Это позволит эффективно организовать работы по внедрению системы и повысит уровень исполнительской дисциплины при запуске в опытную и промышленную эксплуатацию.

2. Предпроектное обследование

Основная задача второго этапа – увидеть «как есть» и определить пути оптимизации существующей технологии с учетом возможностей, появившихся при использовании автоматизированной системы. На данном этапе определяются нормативные документы, в соответствии с которыми ведется делопроизводство в организации, анализируются особенности работы с документами, собирается первичная информация, необходимая для внедрения СЭД/ECM.

3. Разработка технической документации на систему

По итогам предпроектного обследования разрабатывается документация, в которой детально описываются процессы обработки и движения различных типов документов в организации, доступ к объектам и функциям системы сотрудников. На этом этапе задача специалистов по внедрению заключается в том, что бы обратить внимание руководства на «слабые» места в существующих бизнес-процессах и предложить решения по их оптимизации, в том числе с учетом открывшихся возможностей. Важность данного этапа заключается в том, что отсутствие рациональной и правильной организованной работы с документами приведет к автоматизации хаоса и не позволит получить максимальный эффект от внедрения СЭД/ECM системы.

4. Адаптация программного обеспечения под условия организации

На данном этапе работы специалистами ООО «Электронное ДЕЛО» производится «перенос» утвержденной на бумаге концепции системы электронного документооборота в реальность. В зависимости от особенностей проекта работы могут выполняться как в офисе компании, так и на территории заказчика.

5. Обучение пользователей

Для обучения пользователей используются программы и методики обучения, разработанные нашими специалистами-предметниками. В процессе обучения пользователи системы знакомятся с правилами выполнения операций в системе, а также получают консультации по методологическим и правовым особенностям работы с документами в электронном виде.
Обучение пользователей, как правило, проводится группами в учебном классе или, по желанию руководства, на рабочих местах пользователей и на реальных документах организации. Основные участники системы и руководители проходят индивидуальное обучение.
Для всех групп пользователей разрабатываются персональные инструкции по работе в системе с учетом особенностей построения системы управления информацией или системы электронного документооборота организации.

6. Авторское сопровождение проекта

Работы по авторскому сопровождению проекта включают в себя «отточку» всех механизмов системы, организацию взаимодействия пользователей, дополнительные консультации при работе пользователей в реальных условиях.

ПРОФЕССИОНАЛИЗМ И КОМПЕТЕНЦИЯ ООО «Электронное ДЕЛО»

Специалисты компании:

- проводят самостоятельные и совместные исследования по темам научных работ в области делопроизводства, электронного документооборота и архивного дела.
- принимают участие в работах по национальной, межгосударственной и международной (региональной) стандартизации в области управления документами в рамках ТК BY 28 «Управление документами».

Наша компания оказывает помощь заказчикам в подготовке локальных правовых актов, касающихся организации работы с документами, в том числе и электронными. Также мы предоставляем услуги по подготовке регламента работы пользователей в системе.