Автоматизация работы с документами в ООО «ПассатПроект»

ООО «ПассатПроект» - команда профессионалов в сфере разработки проектно-сметной документации и осуществления авторского надзора за выполнением строительных работ. ООО «ПассатПроект», обладая должным квалифицированным составом инженеров-проектировщиков различных специальностей, осуществляет разработку различных разделов проектной документации для объектов строительства первого-четвертого классов сложности.

Для автоматизации работы с документами компания «ПассатПроект» выбрала систему электронного документооборота «Электронное ДЕЛО».

Специалисты компании «Электронное ДЕЛО» провели настройку и установку СЭД, обучили персонал Заказчика.

Одним из первых направлений автоматизации в ООО  «ПассатПроект» стал информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства в части работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Было организовано сопровождение документов на всех этапах жизненного цикла, включая его регистрацию, выдачу поручений к документу и контроль, оформление отчетов исполнителями, списание документа в дело. На протяжении работы с каждым конкретным документом была предусмотрена возможность дополнения информации о прохождении документа, заполнение большинства данных было организовано через выбор из справочников и списков. Это позволило максимально сократить время, которое каждый задействованный в работе с документом сотрудник затрачивает на выполнение работы по документу.

Передача документов на исполнение была организована через персонализированные личные кабинеты сотрудников, таким образом, чтобы в рамках своих полномочий в определенной должности сотрудники могли четко ориентироваться в объемах документов, с которыми предстоит «разобраться». В свою очередь персонализация контроля за исполнением поручений, как по переписке, так и по срокам актуальных договоров, позволила разделить потоки учитываемых документов и ускорить поиск необходимых данных.

Работа с внутренними документами была выделена в отдельный блок, который концентрируется вокруг кадровой документации. Был организован классический учет распорядительных документов, докладных записок, налажено сопровождение оформления командировок. Разработка шаблонов выходных форм позволила получить привычные для сотрудников формы документов с меньшими затратами рабочего времени. Кроме того, подготовка внутренних и исходящих документов стала возможной средствами системы, что предусматривает сопровождение движения «черновика» документа – проекта. Визирование и утверждение проекта с выставлением сроков заинтересованным лицам с направлением текста в личные кабинеты позволяет ускорить и дисциплинировать подготовку и согласование любых документов, где требуется учет большого количества мнений и сохранение версионности.

Самой интересной и нестандартной стала организация работы с договорной документацией, где регистрация, контроль и рубрицирование тесно переплетено с организацией доступа к тем или иным документам. Гибкая настройка прав доступа к информации позволила реализовать механизм, отвечающий требованиям безопасности и, вместе с тем, удобный в работе заинтересованных лиц.

Система классификаторов дала возможность быстрого доступа к полному перечню документов по тому или иному проекту, с которым работает организация.

Итогом работы стала система автоматизации бизнес-процессов организации, позволяющая в любой момент времени отследить, на какой стадии находится работа с тем или иным документом, проследить движение документа в организации, а в части подготовки и согласования проектов документов – это еще и повышение исполнительской дисциплины вкупе с экономией рабочего времени сотрудников.