Архив кинофотофонодокументов выбирает «Электронное ДЕЛО»

Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов в г. Дзержинск (БГАКФФД) для повышения эффективности работы с документами выбрал систему электронного документооборота «Электронное ДЕЛО».

БГАКФФД – одно из самых крупных (более 40 000 единиц) собраний фотографий и аудиозаписей в стране и единственный в Беларуси архив кинофотофонодокументов, который хранит документы в кадре и звуке, иллюстрирующие историю Беларуси за более чем сто лет.

Для оперативного выполнения задач по внедрению системы и с целью соблюдения социального дистанцирования услуги оказывались с использованием средств удаленного доступа. Обучение пользователей также проводилось онлайн.

СЭД «Электронное ДЕЛО» автоматизировала работу сотрудников архива с документами на всех этапах его жизненного цикла. Помимо регистрации, обеспечена выдача поручений к документу и контроль за их исполнением, а также вариативность в оформлении отчетов исполнителями. Организована возможность отслеживания передвижения как бумажного оригинала и (или) копий, так и электронного документа, вплоть до его списания в номенклатурное дело либо уничтожения по истечении срока временного хранения.

Кроме того, реализована работа с проектами исходящих и внутренних документов: создание, обсуждение, редактирование, согласование и утверждение. Всё это можно сделать, не отходя от компьютера, что значительно экономит время сотрудников на выполнение данных операций.

Работа каждого пользователя построена через персонализированные личные кабинеты, позволяющие ориентироваться в количестве документов, с которыми необходимо работать. В кабинете пользователь осуществляет контроль и исполнение документов, работу с проектами, поиск необходимых данных и многое другое в рамках своих полномочий.

Была настроена автоматизация процессов отправки (приёма) электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП), по каналам системы межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО) с использованием интеграционного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО – СМДО».

Для упрощения работы с регистрационными карточками заполнение реквизитов предусмотрено выбором из справочников, в которых можно не только редактировать имеющиеся данные, но и дополнять новыми.

Внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» в БГАКФФД позволило автоматизировать традиционное делопроизводство, а также получить систему для полноценного управления электронными документами. В любой момент времени пользователь может получить полную информацию о состоянии, истории движения и исполнения документов в организации. Это позволяет идти в ногу со временем, повышая эффективность выполнения задач, возложенных на учреждение на пути к достижению поставленных целей!