ОАО «Витебская бройлерная птицефабрика» выбрала систему «Электронное ДЕЛО» для автоматизации задач по управлению документами

ОАО "Витебская бройлерная птицефабрика" - одно из крупнейших в Республике Беларусь предприятий по производству и реализации продуктов из мяса цыплят-бройлеров, стабильная и эффективно развивающаяся фабрика, которая делает ставку на современные уникальные технологии, выпуск широкого ассортимента высококачественной продукции из мяса птицы и удовлетворение самых изысканных вкусов потребителей.

Специфику деятельности ОАО "Витебская бройлерная птицефабрика" определяет внутренняя связь между головным предприятием и двадцатью территориально удаленными подразделениями. В 2012 году, пользуясь современными возможностями информационных технологий, предприятие приняло решение об автоматизации работы с документами. По результатам проведенного конкурса было принято решение о внедрении системы СЭД «Электронное ДЕЛО».

Этапу внедрения предшествовал этап обследования системы документооборота организации, установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения.

Проект по внедрению СЭД завершен в течение двух месяцев. Пользователями системы стали 150 работников предприятия. В итоге создана единая система регистрации корреспонденции, налажена работа с проектами документов, их согласование и утверждение в электронном виде, обеспечено сканирование поступивших бумажных документов.

С целью полноценного и эффективного использования СЭД при работе с документами организовано обучение специалистов фабрики. Для этого пользователи системы были условно разделены на типовые категории: основные пользователи (сотрудники делопроизводства), руководители (начальники управлений, главные специалисты) и исполнители (специалисты структурных подразделений, специалисты территориально удаленных подразделений). Согласно графику на территории заказчика проведено обучение всех категорий пользователей порядку работы и выполнению функций в СЭД. Руководители фабрики получили индивидуальные консультации по работе в системе. С целью упорядочения документационных и информационных потоков утвержден регламент функционирования СЭД на предприятии, разработанный специалистами ООО "Электронное ДЕЛО".

В январе 2013 года система была введена в постоянную эксплуатацию. Унификация учета и контроля исполнения документов, позволит экономить средства на обращение бумажных документов, повысить качество принимаемых управленческих решений, укрепить исполнительскую дисциплину.

В течение 2013 года сотрудники компании «Электронное ДЕЛО» осуществляют гарантийное сопровождение СЭД и обеспечивают консультации по всем вопросам, возникающим в процессе функционирования.